Bill や Purchase Order を起点に、AI読取や自動承認を組み合わせて、支払漏れと重複支払を防ぎます。
ユースケース
- 支払管理: 支払依頼を一元受付し、支払期日とキャッシュアウトを可視化。
- AIで https://invox.jp/ - demo: 取引先請求書をAI読取でデータ化し、品目・税・支払期日を自動抽出。
- 買掛管理 (Payable Ops):
BillとPurchase Orderを突合し、検収済みの請求のみ支払対象にする。
Sanka設定のポイント
- 仕入先は
Company、購買はPurchase Order、請求はBill、支払はPayment（支払種別を明示）で管理。 - AI読取結果を
Billにマッピングするプロパティセットを定義（請求番号、支払期日、口座情報、消費税など）。 - 承認フローは金額レンジ別のルールを
Workflowで設定し、緊急支払用の例外経路を用意。
運用ステップ
- 支払依頼の受付: 発注担当が
Purchase Orderと紐づけて支払依頼を登録。未発注の場合は起票時に承認を必須化。 - 請求書のAI読取: inboxフォルダやメール転送から請求書PDFをAI読取し、
Billを下書き作成。 - 検収・突合:
Purchase OrderとBillを数量・金額で突合し、差異がある場合は承認にエスカレーション。 - 承認フロー: 金額・部門・プロジェクト別の承認ルートを自動判定。承認結果を
Billにログとして残す。 - 支払実行と仕訳: 支払日・支払方法を登録し、
Paymentで記録。仕訳は会計連携またはCSVエクスポートで処理。
自動化アイデア
- ワークフローアクション: 期日3日前に未承認の
Billへリマインド通知を送信。 - オブジェクトアクション: AI読取後に必須項目が欠落していれば下書きのままフラグを立て、承認ルートに載せない。
- レコードアクション: 検収ずれが一定率を超えた場合、担当者へ差異報告を自動作成。
レポートと監視
- 支払予定一覧でキャッシュアウトを週次・月次で可視化。
- 仕入先別の支払遅延・重複支払の有無をダッシュボードでチェック。
- 発注額と請求額の乖離率をモニタリングし、購買精度を改善。